Informativa sul trattamento dei dati personali del protocollo informatico

In questo documento vengono descritte le informazioni da fornire agli interessati in relazione al trattamento dei dati personali connesso alla gestione del sistema di protocollo informatico del Corpo della Guardia di Finanza.

Si tratta di un'informativa che è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 10 del D.Lgs. n. 51/2018 in attuazione della direttiva (UE) 2016/680 a coloro che interagiscono a qualsiasi titolo con il sistema di protocollo informatico del Corpo in merito alla corrispondenza:

• in entrata, proveniente da altre Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti e privati cittadini tramite i canali di posta elettronica certificata, disponibili sul portale “Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi ” (I.P.A. - https://www.indicepa.gov.it/);
• in uscita, diretta alle altre Pubbliche Amministrazioni, imprese, professionisti, privati cittadini e ai reparti del Corpo facenti capo all’Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) diversa da quella in cui il documento è stato prodotto;
• interni, documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili, facenti capo alla medesima A.O.O. o comunque prodotti internamente a tale A.O.O..

1. Il "titolare" del trattamento

Il "titolare" del trattamento è il Corpo della Guardia di Finanza, Viale XXI Aprile n. 51, 00162 - Roma, contattabile per mezzo dell'Ufficio Centrale Relazioni con il Pubblico e Comunicazione Interna con sede in Viale XXI Aprile numero 51, 00162 Roma.

2. Il "Responsabile della protezione dei dati"

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD) è previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e dall’art. 28 del D.Lgs. n. 51 del 2018.

Dati di contatto: Email: rpd@gdf.it PEC: rpd@pec.gdf.it

3. Tipologia di dati trattati

Per le finalità descritte di seguito, verranno trattati i dati personali:

• forniti dagli interessati, mediante l’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica certificata o ordinaria agli indirizzi reperibili sul sito internet ufficiale del Corpo della Guardia di Finanza ovvero sul portale “Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi”;
• raccolti per gli scopi indicati al punto 4..

4. Finalità e base giuridica del trattamento

II trattamento dei dati personali, anche nell’ambito dello svolgimento di un compito d’interesse pubblico o dell’esercizio di un pubblico potere (artt. 6, par. 1, lett. e del Regolamento (UE) n. 2016/679) e per l'esecuzione di un compito di un'autorità competente per le finalità di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali (art. 5 del D.Lgs. n. 51/2018), è necessario per:

- “la gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50” (art. 61 rubricato "Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi" del D.P.R. nr. 445 del 2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” - T.U.D.A.);

- collegare le attività degli “uffici, adeguandosi al dovere di comunicazione interna ed esterna, ed interconnessione mediante sistemi informatici e statistici pubblici” (art. 2 co. 1 lett. c. del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165;

- l’espletamento esclusivo delle attività istituzionali connesse alle seguenti norme:

• Legge 23 aprile 1959, n. 189, “Ordinamento del Corpo della Guardia di finanza”;
• D.P.R. 22 settembre 1988, n. 447, “Approvazione del codice di procedura penale”;
• D.Lgs. 19 marzo 2001, n. 68, “Adeguamento dei compiti del Corpo della Guardia di finanza”;
• D.Lgs. 15 marzo 2010, n. 66, “Codice dell’ordinamento militare” e successive modifiche e integrazioni;
• D.P.R. 15 marzo 2010, n. 90, “Testo Unico delle disposizioni regolamentari in materia di Ordinamento Militare”;
• Legge 7 giugno 2000, n. 150, “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”;
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell'amministrazione digitale”
• Legge 1° aprile 1981, n. 121, “Nuovo ordinamento dell'Amministrazione della pubblica sicurezza”;
• Legge 26 marzo 2001, n. 128, “Interventi legislativi in materia di tutela della sicurezza dei cittadini” e, in particolare, l'art. 21;
• D.P.R. 3 maggio 1982, n. 378, “Approvazione del regolamento concernente le procedure di raccolta, accesso, comunicazione, correzione, cancellazione ed integrazione dei dati e delle informazioni, registrati negli archivi magnetici del Centro elaborazione dati di cui all'art. 8 della legge 1° aprile 1981, n. 121“;
• D.Lgs. 6 settembre 2011, n. 159, “Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, nonché nuove disposizioni in materia di documentazione antimafia, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 13 agosto 2010, n. 136”.

5. Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati da personale - appositamente autorizzato e istruito - cui è affidata la gestione delle diverse fasi del flusso documentale, sia con l’ausilio di strumenti informatici, sia manualmente e sono destinati ad essere raccolti in archivi informatici e cartacei.

Il trattamento dei dati personali, ai fini della tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, sarà effettuato mettendo in atto le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire il rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, di limitazione della finalità, di minimizzazione dei dati, di esattezza, di limitazione della conservazione e d’integrità e riservatezza, nonché delle regole in materia di protezione dei dati personali, previste dal GDPR e dal D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), dal D.Lgs. 18 maggio 2018, n. 51 e dal D.P.R. 15 gennaio 2018, n. 15.

6. Destinatari del Trattamento

Sono destinatari dei dati personali trattati le persone fisiche o giuridiche, le Autorità pubbliche, i servizi o altri organismi che ne ricevono la comunicazione nell’ambito delle attività finalizzate agli scopi argomentati al punto 4.

7. Trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea

Strettamente e necessariamente correlati alle finalità di trattamento indicate al punto 4., con riferimento alle comunicazioni effettuate da e verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea.

In merito, il trasferimento dei dati a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale avverrà previa verifica delle garanzie adeguate previste dagli artt. 45 e 46 del GDPR.

8. Conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il periodo necessario alle finalità del trattamento.

9. Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto di:

• accedere ai dati personali che li riguardano per conoscere (trasparenza reattiva): le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari della comunicazione dei dati (in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali) e, ove possibile, il periodo di conservazione dei dati previsti;
• ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguardano;
• opporsi al trattamento dei dati personali che riguardano la propria situazione particolare; si precisa che il Titolare del trattamento potrebbe dimostrare la prevalenza di propri interessi legittimi cogenti rispetto a tale opposizione;
• revocare il consenso (si precisa che il diritto di revoca del consenso non opera per i casi in cui il trattamento, ad esempio, sia necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetta la Guardia di Finanza in qualità di titolare del trattamento, ovvero se il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento);
• proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali), fermo restando quanto stabilito dagli articoli 11 e 14 del D.Lgs. n. 51/2018, che - con riferimento al trattamento di dati personali per finalità di polizia - consentono di ritardare, limitare o escludere i diritti dell’interessato quando sussista un segreto d’ufficio o un segreto d’indagine, rispetto al quale operano gli appositi istituti previsti dal Codice di procedura penale (artt. 116 e 335).

Fatte salve le richiamate limitazioni a tutela dei casi di segreto, qualora venga opposto un rifiuto alla rettifica, alla cancellazione o alla limitazione del trattamento, il titolare può comunicare i motivi all’interessato, rendendolo edotto del diritto di proporre reclamo dinanzi al Garante o di proporre ricorso giurisdizionale.

Le possibili limitazioni ai diritti dell’interessato sono descritte all’interno delle seguenti disposizioni di legge e di regolamento:

• articoli 9-14 del D.Lgs. 18 maggio 2018, n. 51;
• articoli 26-28 del D.P.R. 15 gennaio 2018, n. 15.

Le richieste vanno rivolte al Comando Generale della Guardia di Finanza - Ufficio Centrale Relazioni con il Pubblico e Comunicazione Interna con sede in Viale XXI Aprile n. 51, 00162 Roma.